¿Cómo puedes reducir los gastos por viajes de tu negocio?

¿Cómo puedes reducir los gastos por viajes de tu negocio?

Si tienes negocios que te implican viajar constantemente, ya sea porque tienes juntas con prospectos o el cierre de un negocio, o porque tienes presencia en otros estados de la República Mexicana u otros países, etc., es el momento que analices cuánto dinero estás dedicando a ello. Hoy se sabe que uno de los gastos más fuertes al que se enfrentan las Pymes son los viajes, posicionándose incluso como en el segundo lugar.

Estudios refieren que las pequeñas y medianas empresas pueden gastar hasta un millón de pesos al año debido a las pérdidas o errores en facturas, gastos que exceden el presupuesto establecido, la tardanza en la presentación de informes de gastos y la falta de visibilidad o control de los montos pagados. También hoy se sabe que esto puede solucionarse con el uso de un programa de gestión de viajes, ideal para aquellas compañías que realizan una cantidad importante de viajes al año y con destinos frecuentes.

En entrevista para Entrepreneur en Español, el director general de CWT en Brasil, Fernando Michellini, comentó que todos los gastos que implican los viajes frecuentes en una pequeña y mediana empresa se pueden minimizar gracias a una buena gestión. “Aunque no es igual para todas las compañías, se puede alcanzar hasta un 25% de ahorro en su programa de viajes si cuenta con el apoyo de un sistema que le ayude a negociar, comprar e, incluso, negociar descuentos”.

El directivo de CWT, una plataforma B2B4E (Business to Business for Employees, por su traducción al inglés) para la gestión de viajes, explicó que desafortunadamente las Pymes creen que este tipo de sistemas son para grandes corporativos, cuando no es así, ya que ellos suelen ser viajeros frecuentes. Aunque claro, si una pyme no tiene viajes constantes, efectivamente no requiere un sistema así.

¿Qué beneficios puede dar un sistema de gestión de viajes a una Pyme?

1. Negociación. Generalmente una empresa de gestión de viajes suele realizar grandes compras de servicios turísticos, lo que le permite negociar los mejores precios para sus clientes, tanto en hoteles, restaurantes, etcétera.

2. Consolidación de compras. A través del sistema de gestión de viajes se puede ayudar a la Pyme a encontrar las mejores oportunidades para generar ahorros: hacen un análisis para determinar, por ejemplo, los destinos más visitados y los proveedores utilizados. Esto facilita concentrar el gasto de viajes en pocos proveedores, facilitando las negociaciones y dando paso a un ahorro de hasta un 15% gracias a la consolidación de las compras.

​​​​​​​3. Plataformas tecnológicas para generar ahorros y dar un mejor servicio. Algunas empresas de gestión de viajes tienen plataformas tecnológicas que permiten tener un mayor control en tiempo real tanto de los gastos realizados, de ciertos empleados y otras categorías. Esto ayuda a detectar oportunidades de ahorros y a generar costos más eficientes, al concentrar todo el proceso en una sola plataforma. Algunos sistemas de lealtad ya poseen apps que posibilitan realizar y monitorear todo el proceso desde el dispositivo móvil, lo que también facilita la gestión.

4. Empleados más contentos. El sistema permite un mejor conocimiento de las preferencias a la hora de viajar de los empleados a nivel nacional, lo cual redunda en darle a su propio capital humano lo que necesita y desea para un viaje confortable y exitoso, pues al sentirse tomado en cuenta, él se comprometerá más con la organización. A esto se le suma la posibilidad de hacer cambios necesarios y de última hora, que difícilmente pueden hacerlo las personas directamente.

5. Políticas de viaje eficientes y personalizadas. Un sistema de gestión de viajes puede ubicar a la organización a diseñar los viajes que realiza, según su tamaño y realidad. Asimismo, coadyuva a hacer más eficientes los tiempos de las personas, en cuanto a la planeación del viaje, evitando que los empleados ocupen tiempo en ello y sí lo aprovechen en cosas productivas para a compañía.

Michellini explicó que, si bien es cierto que puede tenerse una persona al interior de la empresa para gestionar todo lo relacionado a los viajes, también es una realidad que esta persona tiene otras actividades que deja de lado para ocuparse de algo que puede solucionarse con un sistema de gestión, el cual, además, les traerá consigo ahorros importantes de los que quizá ni siquiera se han dado cuenta. ¿Tú ya planeaste tu próximo viaje?